Tujuan utama dari berdirinya sebuah Perusahaan tentunya adalah untuk memperoleh keuntungan. Untuk mencapai tujuan tersebut memang tidaklah mudah dan butuh fokus serta kerja keras. Setidaknya ada dua kegiatan tama yang perlu dilakukan dengan serius oleh Perusahaan yaitu keuangan dan operasional. Dua kegiatan tersebut memang sama - sama penting.
Tapi jangan salah, meskipun penjualan dan operasional berjalan dengan baik tapi keuangan bermasalah maka ini akan menjadi hal yang kurang baik untuk Perusahaan. Untuk itu perlu juga pengawasan pada kegiatan tersebut supaya tidak terjadi hal yang tidak diinginkan.
Langkah dan Cara Mencegah Terjadinya Fraud Pada Kas Kecil
Jika kita bahas tentang keuangan tentu cakupannya sangat luas. Karena memang ada beberapa sub bagian dari keuangan atau finance yang memiliki konsep serta lur pekerjaan yang berbeda - beda. Salah satu dari beberapa sub bagian yang penting pada keuangan adalah Kas Kecil.
Kas kecil ini memang hanya digunakan untuk memenuhi kebutuhan operasional rutin saja yang jumlahnya tidak terlalu besar. Tapi rasanya kita juga memahami bahwa justru yang seperti ini kadang luput dari pengecekan secara detail. Karena kadang pihak perusahaan sudah menganggap kas Kecil ini cukup aman dan sudah diawasi secara rutin pada saat proses pengisian kas sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
Inilah pentingnya kita menyusun cara yang efektif untuk menghindari munculnya fraud pada Kas Kecil atau Kas Harian tersebut. Ada beberapa cara yang memang harus dilakukan untuk menghindari fraud yang mungkin saja muncul pada Kas Kecil baik dalam jangka waktu yang pendek atau bisa juga dalam waktu yang panjang.
Apa Itu Kas Kecil dan Fraud ?
Sebelum melanjutkan, apakah sudah mengetahui apa itu Kas Kecil dan apa itu fraud dalam dunia keuangan ?
Kas kecil adalah dana yang disediakan untuk membiayai operasional yang sifatnya rutin serta dengan jumlah yang tidak terlalu besar. Kas Kecil ini biasa disebut dengan istilah petty cash atau kadang disebut juga kas harian. Kas kecil ini juga dalam keuangan akan dicatat pada jurnal. Jurnal Kas Kecil bisa disusun dengan menggunakan 2 cara yaitu melalui jurnal umum serta jurnal khusus.
Kas kecil ini bisa dibentuk dengan menggunakan 2 metode. Pertama metode fluctuating dan kedua metode imprest. Jurnal pembentukan kas kecil metode imprest dan fluctuating ini juga memiliki caranya tersendiri.
Kas kecil ini dibentuk dengan beberapa tujuan, diantaranya adalah sebagai berikut :
- Mencukupi pembelian perlengkapan terutama yang sifatnya mendadak
- Menjalankan proses pembayaran biaya dan operasional yang cepat, praktis dan ekonomis
- Mempermudah pembayaran biaya dan operasional yang sifatnya mendadak
- Mencukupi keutuhan yang jumlahnya rutin, sering dan tidak terlalu besar
- Membiayai pengeluaran untuk perbaikan peralatan yang sifatnya dadakan
Dari beberapa tujuan tersebut terlihat bahwa intinya Kas Kecil ini memang dibentuk untuk mencukupi kebutuhan operasional terutama yang sifatnya dadakan. Karena memang pada proses pengeluaran uang perusahaan pasti memiliki SOP yang cukup ketat. Dengan kata lain perlu proses yang cup panjang untuk mengeluarkan uang.
Sehingga untuk keperluan yang sifatnya mendadak inilah dibentuk Kas Kecil. Karena tujuannya untuk dadakan maka kadang prosesnya tidak terlalu sulit. Proses yang bisa dikatakan cukup mudah inilah yang mungkin akan bisa memunculkan fraud.
Selanjutnya fraud adalah tindakan penipuan yang dilakukan dengan sengaja serta bisa merugikan pihak lain. Hubungan fraud dengan Kas Kecil ini sudah dijelaskan diatas bahwa karena Kas ini dibentuk untuk dana darurat maka kadang prosesnya dilakukan dengan cara yang cukup cepat serta mudah.
Mudahnya proses pengeluaran dana pada Kas Kecil inilah kadang memunculkan peluang fraud. Cara fraud yang digunakan memang bermacam - macam dan tentu perusahaan harus memiliki cara untuk mengatasinya. Ada banyak cara untuk mengatasi munculnya peluang fraud pada Kas Kecil dan pada artikel ini kita akan bahas beberapa cara diantaranya saja.
Cara Mencegah Fraud Pada Kas Kecil
Mencegah munculnya fraud pada Kas Kecil memang bisa menjadi tantangan yang cukup menarik bagi Perusahaan. Dalam prosesnya ada Perusahaan yang lebih mengutamakan kepercayaan pada pemegang Kas dan ada juga yang lebih mengutamakan sistem pengendalian yang sudah disusun. Memang fraud ini bisa terjadi pada kedua kondisi tersebut. Hanya saja memang peluang terbesarnya tentu akan muncul pada sistem yang lebih mengutamakan kepercayaan.
Berikut ini adalah beberapa cara untuk mencegah terjadinya fraud khususnya pada Kas Kecil. Selain cara ini penting juga bagi perusahaan untuk mengatur metode kas mana yang akan digunakan. Supaya kita bisa menyusun sistem pengendalian yang tepat.
1. Batasi Jumlah Kas Kecil Sesuai Dengan Kebutuhan
Seiring berkembangnya perusahaan kadang jumlah kas kecil juga semakin bertambah. Mohon dicatat bahwa meskipun kebutuhan pada Kas Kecil ini semakin besar kita harus tetap membatasi jumlahnya. Semakin besar kebutuhan Kas jangan menjadi alasan untuk memberikan jumlah yang terlalu besar. Justru usahakan proses pengisian Kasnya yang jauh lebih sering sehingga proses control dan pengendalian juga akan semakin sering.
Jika memang kebutuhan pada Kas Kecil ini sudah semakin besar sebaiknya gunakan jumlah saldo yang tetap pada metode Kas. Tujuannya supaya mudah memantau berapa kebutuhan maksimal dari Kas Kecil sesuai dengan periode yang ditetapkan.
2. Tambahkan Opsi Dana Cadangan
Membatasi jumlah Kas Kecil memang cukup riskan dilakukan. Karena bisa saja ada kebutuhan dengan jumlah yang cukup besar sedangkan Kas tidak cukup untuk membiayai kebutuhan tersebut. Tentu ini akan dikhawatirkan terhambatnya kegiatan operasional yang akan berakibat kurang baik untuk Perusahaan.
Ada 2 opsi untuk mengatasi hal tersebut. Pertama membuat Kas tambahan untuk kebutuhan tertentu dengan jumlah yang lebih besar, opsi ini Saya sering menyebutnya dengan istilah Kas Besar. Untuk pengeluaran Kas Besar ini memang harus ditentukan dengan cukup ketat. Tapi jika memang ada pengeluaran dana yang penting dan Kas Kecil tidak bisa membayarnya maka Kas Besar menjadi solusinya.
Selanjutnya opsi yang kedua adalah kartu debit yang secara khusus dibuat untuk pengeluaran dana penting. Kartu ini akan dipegang oleh orang tertentu dan hanya boleh dikeluarkan dengan proses dan PIC yang juga sudah ditentukan.
3. Batasi Otoritas Jumlah Pengeluaran Kas
Proses pengeluaran kas kecil memang harus cepat dan mudah supaya proses pengeluaran dana tidak menghambat kegiatan operasional. Supaya pengeluaran kas juga bisa dikendalikan maka buat batas minimal pada jumlah pengeluaran tertentu.
Misalnya untuk pengeluaran 500 ribu ke atas perlu diajukan ke Manager. Sedangkan untuk pengeluaran dibawah itu bisa hanya approval SPV saja. Pola ini akan mempercepat proses pengeluaran Kas untuk biaya dengan jumlah yang kecil. Tapi untuk jumlah yang cukup besar akan tetap dikendalikan oleh Manager untuk proses pengawasan.
4. Gunakan Nomor Urut Pada Pengeluaran Kas
Untuk pengeluaran Kas biasanya akan menggunakan form yang disebut dengan Bukti Pengeluaran Kas. Jika memang proses pembuatan form ini dilakukan secara manual maka pastikan menambahkan urutan pada form tersebut. Nomor bukti yang berurutan akan mempermudah kita dalam melakukan kontrol serta pengecekan.
Kecuali jika proses pembuatan form tersebut sudah dilakukan dengan aplikasi khusus maka berlakukan approval untuk kontrol. Maksudnya satu transaksi wajib di approval oleh PIC tertentu meskipun approval tersebut diberikan setelah dana dikeluarkan. Proses approval akan dilakukan dengan cara melakukan cek fisik pada nota atau bon pengeluaran Kas Kecil.
5. Lakukan Cek Fisik Secara Berkala
Cek fisik secara berkala pada Kas Kecil tetap wajib dilakukan meskipun prosesnya sudah diatur dengan pengendalian dan aturan tertentu. Cek fisik pada Kas Kecil ini bis dilakukan secara berkala dengan cara mencocokkan angka pada pencatatan Kas Kecil dengan fisik uang yang ada di Kasir.
Cek fisik pada Kas Kecil bisa dilakukan sesuai dengan periode yang telah ditetapkan. Misalnya bisa dilakukan seminggu sekali atau sebulan sekali bahkan bisa juga dilakukan pada saat pengisian kembali kas kecil. Bahkan proses pengisian atau penggantian Kas Kecil akan dilakukan setelah proses pengecekan pada Bukti Pengeluaran Kas dilengkapi dengan notanya sudah dinyatakan selesai dan tidak ditemukan masalah.
Selain pada proses pengisian kembali Kas Kecil proses cek fisik bisa juga dilakukan pada tanggal atau hari tertentu. Setelah proses pengecekan fisik selesai dilakukan maka akan dibuatkan berita acara stock opname. Pada berita cara inilah nantinya akan dicatat berapa jumlah fisik Kas dan berapa jumlah pada catatan. Sehingga dari berita acara tersebut kita bisa menyimpulkan apakah ada selisih atau tidak pada Kas Kecil tersebut.
Penutup
Pada dasarnya memang rasanya kita juga tidak mudah untuk benar - benar menghilangkan fraud pada Kas Kecil. Hanya saja setidaknya kita sudah menyusun cara pengendalian pada Kas supaya tidak terjadi kemungkinan kesempatan untuk terjadinya kecurangan.
Bagian yang kita usahakan adalah bagaimana cara meminimalisir terjadinya fraud. Dengan menggunakan beberapa cara diatas rasanya memang sudah cukup untuk mencegah terjadinya fraud. Meskipun memang prosesnya tidak mudah karena akan melibatkan banyak pihak secara kadang bersinggungan dengan kebutuhan operasional yang kadang mendesak untuk segera dijalankan.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang bagaimana langkah serta cara untuk mencegah munculnya fraud pada Kas Kecil. Semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca dan sampai jumpa kembali pada pembahasan menarik lainnya.
Referensi Tambahan : https://accounting.binus.ac.id/2014/07/23/cara-mencegah-pencurian-penggelapan-kas/