Menghitung gaji merupakan kegiatan yang rutin dilakukan sesuai dengan jenis penggajian yang diterapkan. Misalnya untuk gaji bulanan maka proses perhitungan gaji akan dilakukan secara rutin selama 1 bulan sekali. Secara umum gaji ini akan dihitung untuk seluruh Karyawan yang masih aktif bekerja. Karena memang gaji ini merupakan imbalan yang diberikan oleh Perusahaan kepada Karyawan setelah melaksanakan pekerjaan pada periode tertentu.
Dalam prosesnya ada jenis perhitungan gaji yang memang sedikit berbeda dengan proses biasanya. Proses perhitungan gaji tersebut memang hanya dilakukan untuk kondisi tertentu saja. Adapun jenis perhitungan gaji tersebut adalah Prorata. Inilah yang akan kita bahas yaitu terkait dengan pembayaran serat perhitungan gaji prorata.
Menghitung Gaji Prorata Karyawan Resign Dan Baru Masuk Kerja
Seperti yang disebutkan diatas bahwa menghitung gaji prorata ini akan dilakukan hanya pada kondisi tertentu saja. Ada 2 kondisi yang umumnya menggunakan perhitungan gaji prorata. Pertama adalah untuk karyawan yang resign dan kedua untuk karyawan yang baru masuk bekerja. Perhitungan gaji prorata pada dua kondisi tersebut dilakukan jika tanggal resign serta tanggal masuk bekerja tidak bertepatan dengan periode cut off gaji.
Dari pembahasan tersebut tentu selain memahami cara menghitung gaji prorata kita juga harus mengetahui apa itu cut off gaji. Karena memang proses perhitungan gaji prorata ini akan berkaitan dengan tanggal tersebut. Konsep yang digunakan pada gaji prorata sebenarnya adalah membayar hanya pada hari kerja yang sudah dilakukan saja. Sedangkan untuk hari kerja yang belum dilakukan akan dibayar pada periode selanjutnya.
Apa itu Gaji Prorata ?
Dukutip dari talenta.co yang dimaksud dengan gaji prorata adalah perhitungan gaji yang disesuaikan dengan jumlah hari pada periode tertentu. Dengan kata lain gaji prorata adalah perhitungan gaji yang memang dilakukan untuk Karyawan dengan jumlah hari kerja tidak penuh selama 30 hari atau 1 bulan. Inilah alasannya kenapa diatas disebutkan bahwa perhitungan gaji prorata hanya dilakukan jika tanggal resign atau tanggal masuk kerja tidak sesuai dengan tanggal cut off. Karena jika tanggalnya sesuai dengan cut off maka perhitungan gaji tentu akan dilakukan secara penuh selama 1 bulan.
Pada perhitungan ini gaji akan dihitung secara proporsional. Maksudnya gaji akan dihitung sesuai dengan hari kerja dari karyawan yang bersangkutan. Semakin banyak jumlah hari kerja maka pembayaran gaji juga akan semakin besar. Dalam kondisi serta alasan tertentu kadang memang Perusahaan menerima karyawan pada pertengahan bulan. Kondisi ini tentu mewajibkan kita untuk menerapkan perhitungan prorata.
Untuk menghitung jumlah hari kerja kita akan memerlukan batasan yang berupa tanggal. Batasan inilah yang disebut dengan tanggal cut off gaji. Tanggal awal serta tanggal akhir dari cut off tersebut akan digunakan sebagai dasar awal atau akhir pada proses perhitungan hari kerja.
Untuk contoh misalnya Perusahaan menetapkan tanggal cut off 21 ke 20 bulan berikutnya dan Karyawan masuk bekerja pada tanggal 15 maka batas akhir perhitungan hari kerja adalah tanggal 20. Sehingga untuk Karyawan yang bersangkutan hanya akan dibayarkan selama 6 hari kerja saja. 6 Hari kerja tersebut dimulai dari tanggal 15 sampai dengan tanggal 20. Sedangkan untuk tanggal 21 sampai dengan tanggal 30 akan dibayar pada periode penggajian bulan selanjutnya.
Cara Menghitung Gaji Prorata Untuk Karyawan Resign
Selanjutnya mari kita lihat contoh menghitung gaji prorata untuk Karyawan resign. Karyawan resign ini akan dihitung hanya pada hari yang asik aktif bekerja saja. Sedangkan tanggal efektif resign tidak akan dihitung sebagai hari kerja. Sehingga batas yang digunakan pada perhitungan ini adalah tanggal akhir cut off gaji.
Untuk contoh misalnya : Andi bekerja pada Perusahaan A dengan hari kerja dari senin sampai dengan sabtu. Pada perusahaan tersebut Andi memperoleh gaji sebesar 4.500.000 per bulan. Tanggal cut off gaji yang digunakan oleh Perusahaan adalah 26 sampai dengan 25 bulan berikutnya. Pada tanggal 8 November Andi mengajukan resign dan Efektif atau tidak masuk bekerja pada tanggal 16 November 2024.
Untuk contoh tersebut langkah pertama mari kita hitung hari kerjanya terlebih dahulu. Tanggal cut off gaji untuk bulan November adalah 26 Oktober sampai dengan 25 November 2024. Jumlah hari kerja keseluruhan pada periode tersebut adalah 26 hari kerja. Sedangkan hari kerja yang sudah dijalankan oleh Andi dihitung dari tanggal 26 sampai dengan tanggal 15 November yaitu 18 hari kerja.
Selanjutnya langkah kedua mari kita hitung berapa gaji yang harus dibayarkan Perusahaan kepada Andi. Perhitungannya adalah sebagai berikut :
Gaji Andi = ( 4.500.000 / 26 ) x 18
Gaji Andi = 173.076 x 18
Gaji Andi = 3.115.368
Dari perhitungan tersebut sudah didapatkan bahwa gaji yang akan diterima oleh Andi pada bulan November setelah resign adalah 3.115.368. Angka tersebut merupakan jumlah dari 18 hari kerja saja karena sisa hari pada bulan November yaitu 16 sampai dengan 25 Andi ini sudah tidak masuk bekerja atau sudah efektif resign.
Cara Menghitung Gaji Prorata Untuk Karyawan Baru Masuk Kerja
Pada dasarnya menghitung gaji prorata untuk karyawan yang baru masuk kerja juga tidak terlalu jauh berbeda dengan contoh pertama. Hanya saja yang digunakan pada perhitungan ini bukan tanggal akhir melainkan tanggal awal cut off. Sedangkan untuk perhitungan gaji tetap sama saja yaitu menyertakan gaji,jumlah seluruh hari kerja serta jumlah hari masuk bekerja untuk karyawan yang bersangkutan.
Untuk contoh misalnya : Rudi bekerja pada Perusahaan A dengan hari kerja dari senin sampai dengan sabtu. Pada perusahaan tersebut Andi memperoleh gaji sebesar 3.800.000 per bulan. Tanggal cut off gaji yang digunakan oleh Perusahaan adalah 26 sampai dengan 25 bulan berikutnya. Pada tanggal 16 November Andi mulai masuk bekerja dari jam 08:00 sampai dengan jam 16:00.
Pada contoh kedua ini tentu langkah pertama sama dengan contoh pertama yaitu menghitung jumlah hari kerja. Jumlah keseluruhan hari kerja sudah dihitung pada contoh pertama yaitu 26 hari kerja. Sedangkan jumlah hari kerja Rudi dihitung mulai dari tanggal 16 sampai dengan 25 November 2024 yaitu 8 hari kerja saja.
Selanjutnya mari kita hitung berapa gaji yang akan dibayarkan kepada Rudi pada bulan November 2024 berikut ini :
Gaji Andi = ( 3.800.000 / 26 ) x 18
Gaji Andi = 173.076 x 8
Gaji Andi = 1.384.608
Dari perhitungan gaji karyawan yang baru masuk kerja diatas kita sudah mendapatkan angka yang akan diterima oleh Rudi. Adapun jumlah gaji yang akan diterima oleh Rudi untuk bulan November adalah sebesar 1.384.608. Perhitungan untuk karyawan yang baru masuk bekerja merupakan kebalikan dari cara menghitung gaji karyawan resign.
Beda Gaji Prorata pada Karyawan Resign dan Baru Masuk
Jika membaca pembahasan diatas secara detail tentu sudah bisa membedakan pola perhitungan gaji untuk karyawan baru serta karyawan yang resign. Meskipun secara umum perhitungan gaji prorata untuk kedua kondisi tersebut tetap sama saja yaitu mengalikan gaji per hari dengan jumlah hari kerja. Karena memang perbedaan antara kedua hanya ada pada perhitungan jumlah hari kerjanya saja.
Pada perhitungan gaji untuk karyawan resign jumlah hari akan dimulai dari tanggal awal cut off sampai dengan tanggal resign. Karena memang hari tersebutlah Karyawan masih akan masuk bekerja baru kemudian setelah melewati tanggal resign maka tidak perlu dihitung.
Sedangkan pada perhitungan gaji untuk karyawan yang baru masuk bekerja akan dimulai dari tanggal masuk sampai dengan tanggal akhir cut off gaji. Jika kedua perhitungan ini dilakukan pada periode yang sama maka jumlah hari kerja merupakan jumlah untuk 1 bulan penuh.
Kesimpulan
Pada dasarnya menghitung gaji memang akan dilakukan untuk 1 bulan penuh. Hanya saja memang ada kondisi tertentu yang kadang memang sedikit berbeda dengan perhitungan tersebut. Misalnya sudah dijelaskan diatas yaitu untuk perhitungan gaji karyawan resign serta karyawan yang masuk pertengahan bulan.
Dalam prosesnya perhitungan gaji prorata ini juga diterapkan pada kondisi yang lain. Misalnya perhitungan THR atau perhitungan gaji harian. Hanya saja memang perhitungan untuk THR memang tidak terlalu sering ditemui, maksudnya kondisi pada perhitungan akan sama persis yaitu karyawan masuk pertengahan bulan atau memang akan resign kurang dari 30 hari sebelum tanggal hari raya. Terkait dengan perhitungan THR akan kita bahas pada artikel tersendiri. Semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.