Pada proses perhitungan gaji karyawan muncul beberapa istilah yang memang sangat berpengaruh pada perhitungan tersebut. Satu dari beberapa istilah yang muncul pada perhitungan tersebut adalah Cut off dan secara umum Cut Off ini pengaruhnya sangat besar pada perhitungan gaji.
Bahkan pada beberapa kondisi menghitung gaji karyawan Cut Off ini dijadikan sebagai dasar perhitungan jumlah hari. Lalu, sepenting apakah peran Cut Off pada perhitungan gaji tersebut dan bagaimana penerapan ini pada prosesnya ?
Dalam artikel ini firstfin.web.id akan membahas semua tentang cut off pada gaji karyawan sampai dengan contoh perhitungan gaji dengan Cut off tersebut.
Definisi, Skema, Contoh dan Cara Perhitungan Cut Off
Gaji merupakan kewajiban yang harus dibayarkan oleh Perusahaan kepada Karyawan sesuai dengan tanggal yang sudah ditetapkan. Sebaliknya bagi karyawan, gaji ini merupakan hak yang memang akan diterima dari Perusahaan setelah bekerja sesuai dengan batas yang diberikan. Cut Off inilah yang memberikan batasan periode bekerja untuk seorang Karyawan sehingga muncul asumsi bahwa cut off adalah tanggal tutup buku.
Apa Itu Cut Off ?
Cut Off adalah batasan waktu pada perhitungan gaji yang dihitung berdasarkan periode tertentu. Sebenarnya Cut Off ini batasan yang diberikan tetap selama 1 bulan. Hanya saja biasanya penentuan Cut Off ini akan berubah atau berbeda antar Perusahaan dari sisi tanggalnya saja. Pihak Perusahaan memang memiliki hak penuh untuk menentukan berapa tanggal Cut Off yang akan ditetapkan.
Efek perbedaan pada perhitungan Cut Off tersebut juga yang menyebabkan perbedaan tanggal penggajian. Ada Perusahaan yang menetapkan gajian tanggal 15, 25, 28 sampai dengan akhir bulan. Tanggal Cut Off ini rasanya penting untuk ditentukan karena salah satu manfaatnya adalah memberikan waktu kepada petugas Payroll untuk menghitung gaji sebelum tanggal pembayaran.
Dalam prosesnya tanggal Cut Off ini biasanya tidak terlalu jauh dengan tanggal pembayaran gaji. Misalnya Cut Off tanggal 21 - 20 maka pembayaran gaji bisa tanggal 25 setiap bulan.
Pola, Skema dan Penentuan Cut Off
Secara umum biasanya sebelum menentukan tanggal cut off akan ditentukan tanggal gajian terlebih dahulu. Selanjutnya dari tanggal gajian tersebut akan dibuatkan jeda, misalnya 5 hari, 10 hari atau jumlah lain. Dari tanggal gajian serta jeda tersebut baru kemudian akan ditentukan tanggal cut off gajian. Tanggal cut off ini sebenarnya tidak terbatas hanya pada data gaji karyawan saja. Tetapi berlaku juga untuk beberapa unsur pekerjaan.
Untuk contoh misalnya bulan Juli ditetapkan gajian tanggal 25, kemudian cut off gaji akan dilakukan tanggal 21 - 20. Dari contoh tersebut maka urutan tanggal yang ditetapkan adalah sebagai berikut :
- Tanggal pembayaran gaji : 25 Juli
- Tanggal awal Cut off : 21 Juni
- Tanggal akhir Cut off : 20 Juli
Seluruh komponen terkait dengan gaji karyawan akan cut off pada tanggal diatas yaitu absensi, uang makan, uang transport bahkan termasuk lembur. Misalnya Karyawan A lembur tanggal 15, 18, 20, 22 dan 25 maka yang akan dihitung pada gaji karyawan bulan Juli adalah lembur untuk tanggal 15, 18 dan 20 saja. Sedangkan untuk lembur tanggal 22 serta tanggal 25 akan dihitung pada penggajian bulan Agustus atau Cut Off tanggal 21 Juli sampai dengan 20 Agustus.
Pengaruh Cut Off Pada Perhitungan Gaji
Pada dasarnya cut off ini dibuat salah satunya memang untuk kebutuhan perhitungan gaji. Cut off ini akan membatasi tanggal awal serta tanggal akhir atau periode gaji tersebut. Selain itu tanggal cut off ini juga akan memberikan waktu kepada HR untuk melakukan perhitungan gaji. Sehingga pada tanggal yang ditetapkan gaji bisa dibayarkan sesuai dengan jumlah yang disetujui. Lalu, apa pengaruh cut off pada perhitungan gaji ?
Jika memang Karyawan yang bersangkutan masuk bekerja secara penuh 30 hari maka tanggal cut off ini hanya berpengaruh pada perhitungan lemburnya saja jika ada. Sedangkan untuk perhitungan gaji diluar lembur tidak akan terpengaruh apapun. Tapi mohon dicatat bahwa kondisi ini tidak berlaku jika Karyawan tidak masuk bekerja karena sakit, izin atau tanpa keterangan. Karena hanya ada 2 kondisi selain lembur dimana proses perhitungan gaji akan dipengaruhi oleh tanggal cut off.
Adapun dua kondisi yang terpengaruhi oleh tanggal cut off adalah karyawan resign serta karyawan yang masuk pertengahan bulan. Jika karyawan resign dan karyawan masuk pertengahan bulan tersebut bertepatan tanggalnya dengan cut off maka tidak akan terpengaruhi. Kecuali jika tanggalnya tidak bertepatan dengan cut off maka proses perhitungan gaji akan berbeda dengan perhitungan biasanya.
Supaya lebih mudah kita akan buatkan contoh perhitungan gaji yang memang dipengaruhi oleh tanggal cut off. Tentu contoh tersebut akan kita bagi kedalam dua jenis sesuai dengan penjelasan diatas.
Contoh Perhitungan Gaji Dengan Tanggal Cut Off
Supaya lebih mudah memahami pengaruh tanggal cut off gaji dalam perhitungan mari kita buat contohnya. Contoh ini akan kita bagi kedalam 2 jenis yaitu untuk Karyawan resign serta karyawan yang masuk pertengahan bulan. Secara umum memang konsep perhitungan gaji pada kedua jenis ini tetap sama saja. Hanya pada perhitungan hari kerja terkait dengan cut off gaji akan cukup berbeda.
Konsep pada cara menghitung gaji untuk karyawan yang akan resign serta karyawan yang masuk pertengahan bulan dikenal dengan sebutan gaji prorata. Gaji prorata ini digunakan jika jumlah hari kerja tidak penuh selama 30 hari atau 1 bulan. Berkurangnya jumlah hari kerja tersebut bukan karena sakit, izin, atau tidak masuk bekerja tapi karena dua hal yang sudah disebutkan diatas yaitu resign atau masuk pertengahan bulan.
1. Gaji Prorata Untuk Karyawan Masuk Tengah Bulan
Pertama kita akan menghitung gaji Karyawan yang masuk pertengahan bulan atau tanggal lain selain awal cut off atau akhir cut off gaji. Untuk contoh misalnya Bapak A masuk bekerja pada Perusahaan tanggal 15 oktober 2024. Tanggal cut off yang ditetapkan oleh Perusahaan adalah 21 sampai dengan 20 bulan berikutnya. Jumlah gaji yang dibayarkan setiap bulan untuk Bapak A adalah sebesar 5.000.000.
Langkah pertama untuk menghitung gaji Bapak A adalah menentukan jumlah hari kerja. Tanggal cut off yang ditetapkan untuk penggajian bulan Oktober adalah 21 September 2024 sampai dengan 20 Oktober 2024. Sehingga hari kerja yang dihitung untuk Bapak A adalah tanggal 15 - 20 Oktober 2024 dan hasilnya adalah 5 hari kerja. Ini asumsinya Perusahaan menetapkan hari kerja dari Senin sampai Sabu atau 6 hari kerja.
Selanjutnya setelah menghitung jumlah hari kerja maka langkah kedua mari kita hitung jumlah gaji yang akan dibayarkan. Urutan perhitungan gaji tersebut adalah sebagai berikut :
Gaji = ( 5.000.000 / 25 ) x 5
Gaji = 200.000 x 5
Gaji = 1.000.000
Berdasarkan contoh perhitungan diatas maka gaji yang akan dibayarkan kepada Bapak A untuk bulan Oktober adalah sebesar 1.000.000. Sisa hari kerja mulai dari 21 Oktober 2024 sampai dengan 31 Oktober 2024 akan dibayarkan pada periode penggajian bulan November 2024. Ini sesuai dengan tanggal cut off yang sudah dijelaskan diatas.
2. Gaji Prorata Untuk Karyawan Resign
Selanjutnya contoh kedua kita akan menghitung gaji untuk karyawan resign. Perhitungan ini juga akan dipengaruhi dengan tanggal cut off jika Karyawna tersebut resign tidak bertepatan dengan tanggal cut off. Proses serta urutan perhitungan tetap sama seperti pada contoh pertama. Hanya saja perhitungan pada jumlah hari kerja akan berbeda.
Untuk contoh misalnya : Bapak B akan resign dan efektif pada tanggal 7 Oktober 2024. Tanggal cut off yang ditetapkan Perusahaan adalah 21 - 20 bulan berikutnya. Selanjutnya jumlah gaji yang dibayarkan setiap bulan untuk Bapak B adalah sebesar 4.000.000.
Berdasarkan contoh diatas maka langkah pertama mari kita hitung berapa hari kerja Bapak B selama bulan Oktober 2024. Periode ini sesuai dengan tanggal cut off yaitu 21 September sampai dengan 20 Oktober 2024. Adapun jumlah hari kerja Bapak B ini akan dihitung dari tanggal 21 September sampai dengan tanggal 6 Oktober 2024. Jumlah hari kerja Bapak B berdasarkan periode cut off tersebut adalah 13 hari kerja.
Selanjutnya langkah kedua mari kita hitung gaji yang akan dibayarkan pada Bapak B bulan Oktober 2024. Perhitungan gaji tersebut adalah sebagai berikut :
Gaji = ( 4.000.000 / 25 ) x 13
Gaji = 200.000 x 13
Gaji = 2.600.000
Berdasarkan perhitungan diatas terlihat bahwa gaji yang akan dibayarkan kepada Bapak B untuk bulan Oktober 2024 adalah sebesar 2.600.000. Angka 25 pada perhitungan diatas merupakan jumlah hari kerja pada periode cut off 21 September sampai dengan 20 Oktober 2024. Sedangkan angka 13 merupakan jumlah hari kerja Bapak A seperti yang sudah dijelaskan diatas.
Sebenarnya perhitungan gaji karyawan yang masuk pertengahan bulan dengan karyawan resign memang hampir sama. Bedanya hanya pada perhitungan jumlah hari kerja aja. Untuk karyawan yang masuk pertengahan bulan akan dihitung mulai dari tanggal masuk kerja sampai dengan tanggal akhir cut off gaji. Sedangkan untuk karyawan yang resign hari kerja akan dihitung dai tanggal awal cut off gaji sampa dengan tanggal resign.
Manfaat Tanggal Cut Off Gaji Untuk Divisi HR atau Payroll
Jika secara detail pembahasan diatas di baca maka sebenarnya tanggal cut off gaji ini memberikan manfaat yang cukup besar untuk Divisi HR atau Payroll. Divisi ini merupakan yang paling bertanggung jawab pada perhitungan serta pembayaran gaji karyawan. Sehingga efek dari tanggal cut off memang akan terasa juga pada Divisi tersebut. Setidaknya ada 2 manfaat dari tanggal cut off gaji khususnya untuk HR atau Payroll yaitu memberikan waktu untuk perhitungan gaji serta menentukan tanggal gaji Karyawan.
1. Memberikan Waktu Untuk Perhitungan Gaji
Manfaat pertama adalah memberikan waktu untuk perhitungan gaji dan memang ini merupakan tujuan dari ditetapkannya tanggal cut off. Biasanya tanggal pembayaran gaji akan ditetapkan setelah tanggal cut off. Misalnya cut off 21 ke - 20 maka gaji akan dibayarkan tanggal 25. Ini artinya dari tanggal 22 sampai dengan tanggal 24 merupakan waktu yang diberikan kepada HR atau Payroll untuk menghitung gaji karyawan.
Seorang HR atau Payroll memang dituntut untuk bisa menghitung gaji dengan cepat, akurat serta tepat. Karena biasanya batas waktu yang diberikan untuk perhitungan gaji tidak akan terlalu lama. Kendala yang bisa muncul misalnya kesalahan pada perhitungan lembur. Lembur merupakan unsur yang cukup rumit prosesnya sehingga potensi munculnya kesalahan memang cukup besar. Tapi jangan khawatir, biasanya Perusahaan sudah memiliki solusi jika terjadi kesalahan perhitungan gaji.
Ada 2 pilihan solusi yang secara umum digunakan oleh Perusahaan. Solusi pertama adalah menetapkan tanggal koreksi gaji atau tanggal pembayaran gaji bulan berikutnya. Misalnya ditetapkan koreksi gaji adalah tanggal 5 maka pada tanggal tersebut kesalahan gaji akan dibayarkan selisihnya sesuai dengan perhitungan yang dilakukan HR atau Payroll. Sedangkan solusi yang kedua adalah menambahkan koreksi gaji pada periode pembayaran bulan selanjutnya.
2. Menentukan Tanggal Pembayaran Gaji
Tanggal pembayaran gaji akan disesuaikan dengan tanggal cut off. Biasanya tanggal pembayaran gaji ini akan dilakukan setelah akhir tanggal cut off seperti yang sudah dijelaskan diatas. Misalnya cut off 21 ke 20 pembayaran gaji bisa tanggal 25, 28 atau akhir bulan. Penentuan tanggal pembayaran gaji ini biasanya sudah ditentukan oleh Perusahaan. Selain itu tanggal pembayaran gaji ini akan rutin dibayarkan pada tanggal yang telah ditetapkan tersebut.
Dua manfaat tanggal cut off gaji bagi HR atau Payroll diatas memang sangat penting. Bahkan biasanya seorang HR terutama yang mengurus perhitungan serta pembayaran gaji bisa mengajukan lembur jika proses perhitungan belum bisa diselesaikan dengan tepat waktu. Ini dilakukan sebagai antisipasi munculnya keterlambatan pembayaran gaji Karyawan yang bisa saja berdampak pada semua operasional Perusahaan.
Kesimpulan
Bagi seorang HR tidak perlu repot untuk menentukan tanggal cut off gaji karena ini sudah ditetapkan oleh Perusahaan. HR atau Payroll harus lebih fokus pada proses perhitungan serta pembayaran gaji. Inilah pentingnya seorang HR atau Payroll memahami pola perhitungan dan hubungan antara tanggal cut off dengan gaji Karyawan.
Secara spesifik memang Perusahaan tidak akan menjelaskan apa itu gaji prorata karena seorang HR seharusnya sudah memahami bagaimana cara menghitung gaji karyawan yang masuk pertengahan bulan serta karyawan yang resign.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang tanggal cut off gaji. Semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca dan sampai jumpa kembali pada artikel menarik lainnya.