Berita Acara Stok Faktur - Jika membahas tentang Piutang atau tagihan maka ha penting yang harus dilakukan adalah proses pengendalian.
Pengendalian Piutang ini tujuannya memang sudah jelas yaitu untuk menghindari munculnya Piutang tak tertagih.
Ada banyak cara yang bisa dilakukan oleh Perusahaan untuk mencegah munculnya Piutang tak tertagih tersebut.
Salah satu diantaranya adalah melakukan stock opname Faktur yang tentu ini akan mencegah piutang tak tertagih dari sisi internal.
Selain stock opname masih ada cara lain yang biasa dilakukan misalnya menerapkan proses kredit limit atau bisa juga mewajibkan pembeli untuk menyerahkan Giro mundur.
Menerapkan kredit limit serta giro memang rasanya akan jauh lebih sering dilakukan dibandingkan dengan stock opname Faktur.
Tapi perlu juga kita ketahui bahwa stock Faktur ini sangat penting untuk dilakukan bahkan rasanya sama pentingnya dengan penerapan kredit limit.
Apa Itu Stock Opname Faktur ?
Stock Opname Faktur adalah proses pemeriksaan fisik Faktur dan mencocokkan jumlahnya dengan catatan yang ada pada pembukuan Perusahaan.
Stock Opname Faktur ini merupakan proses yang akan memeriksa fisik Faktur serta melakukan pengecekan apakah fisik Faktur memang sesuai dengan catatan atau tidak.
Baca Juga : Urutan dan Cara Stok Opname Faktur Untuk Pengecekan Fisik dan Catatan Piutang Perusahaan
Pada proses administrasi khususnya Keuangan memang dikenal istilah lain terkait dengan Stock Opname ini.
Ada yang disebut dengan Stock Opname Kas dan ada juga yang disebut dengan Stock Opname Barang.
Kedua jenis Stock Opname tersebut bahkan lebih populer dibandingkan dengan Stock Faktur.
Konsep pada ketiga jenis Stock tersebut sebenarnya tetap sama saja hanya objek yang diperiksa memang berbeda - beda.
Fungsi Stock Opname Faktur
Pada dasarnya memang stok faktur ini memiliki fungsi serta manfaat yang cukup banyak sehingga prosesnya memang tidak selalu mudah untuk dilaksanakan.
Berikut ini adalah beberapa fungsi dari Stok Faktur :
- Menghindari penyalahgunaan pada proses penagihan Piutang
- Memastikan proses penyimpanan arsip sudah sesuai dengan ketentuan Perusahaan
- Mengidentifikasi kehilangan fisik dokumen
- Memudahkan monitoring pada jumlah Piutang
Dari fungsi serta manfaat diatas terlihat bahwa dari sisi kontrol terhadap Piutang maka pengecekan ini menjadi hal yang sangat penting.
Terutama untuk melakukan kontrol terhadap petugas pemegang tagihan jangan sampai ada dokumen terselip atau terlambat proses penagihan.
Karena hal tersebut tentu akan merugikan pihak Perusahaan dan menyebabkan keterlambatan pembayaran Piutang.
Dokumen Stock Opname Faktur
Objek pemeriksaan pada Stok Faktur ini adalah dokumen yang bersifat fisik dan terkait dengan Piutang.
Berikut ini adalah beberapa dokumen yang diperiksa serta dibuat pada proses stok Faktur :
1. Fisik Faktur Penjualan
Faktur merupakan dokumen yang paling penting pada proses stok ini karena dokumen inilah yang wajib ada serta dilakukan pengecekan pada fisiknya secara langsung.
Baca Juga : Faktur Penjualan : Pengertian, Cara Membuat dan Contoh Faktur Perusahaan Dagang
Setidaknya ada 4 hal yang perlu dilakukan pada pengecekan fisik Faktur, yaitu sebagai berikut :
- Dokumen dalam keadaan baik atau rusak
- Jumlah angka / sisa Piutang
- Tanggal cetak tagihan
- Tanggal jatuh tempo tagihan
Jika ternyata ada hal yang dirasa rusak dari fisik Faktur mungkin saja bisa diajukan untuk cetak ulang.
Karena dokumen yang rusak ini bisa saja akan menyebabkan pihak Pembeli tidak mau menerima fisik Faktur tersebut.
2. Faktur Pajak ( Jika ada )
Proses penjualan barang biasanya akan dikenakan Pajak Pertambahan nilai (PPN) meskipun kadang memang ada juga yang tidak menyertakan pajak.
Jika penjualan barang tersebut dilengkapi dengan PPN maka lakukan juga pengecekan terhadap Faktur Pajak.
Karena dokumen Pajak ini nantinya akan diserahkan kepada Pembeli pada proses penyerahan tagihan.
3. Rekap Catatan Piutang
Dokumen yang ketiga dan harus dibuat pada proses stok faktur adalah rekap pada catatan Piutang yang dimiliki oleh Perusahaan.
Catatan Piutang ini akan digunakan sebagai dasar dalam pengecekan serta pencocokan fisik dokumen dengan catatan pada pembukuan Perusahaan.
4. Dokumen Pelengkap
Dokumen selanjutnya yang dibutuhkan adalah dokumen yang melengkapi proses pada saat akan dilakukan penagihan kepada pembeli.
Dokumen ini bisa berbeda - beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain.
Tapi untuk contoh misalnya Surat Jalan, Purchase Order ( PO ) atau misalnya tanda terima barang dari gudang pembeli dan lain - lain.
5. Berita Acara
Dokumen yang terakhir dan harus dibuat setelah proses stok ini adalah Berita Acara.
Berita Acara ini akan dibuat dibagian paling akhir proses stok Faktur dan merupakan rangkuman dari kondisi dokumen Piutang yang telah selesai dilakukan pengecekan.
Contoh Berita Acara Stock Faktur
Berita Acara Stock Opname Faktur merupakan dokumen yang sangat penting pada proses ini.
Karena memang Berita Acara inilah yang akan dibaca serta ditandatangani oleh para pihak terkait.
Baca Juga : Stok Opname
Berikut ini adalah contoh dari bentuk serta format Berita Acara Stok Faktur :
Pada format tersebut akan diuraikan hasil dari stok Faktur dan biasanya akan dilampirkan rincian Piutang yang memang dimiliki oleh Perusahaan.
Penutup
Pada dasarnya proses Stock Faktur ini bisa dilakukan dan bisa juga tidak dilakukan oleh Perusahaan.
Karena pada dasarnya ada banyak cara untuk melakukan pengendalian Piutang Perusahaan.
Bagian yang terpenting adalah proses pengendalian serta pengawasan pada Piutang sudah dilakukan dengan baik.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang berita acara stok faktur dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.